Het belang van een goede briefing

“Doe mij maar een nieuw stopbord”. Kun je die even maken? En zo gaat jouw designer met veel enthousiasme aan de slag. Want het is een makkelijk uit te voeren taak. Toch? Maar vervolgens begint de ellende voor de designer. Wordt het een rond bord of juist vierkant? En moet de kleur rood, groen, geel, blauw of pimpelpaars zijn? Waar komt het bord te staan en wie zal het bord te zien krijgen? En er zijn nog tientallen vragen bedenken die van belang zijn om een goed stopbord te ontwerpen.  Een slechte briefing zal de designer daarom tot wanhoop drijven. En tot irritaties bij jezelf.

Ook wanneer je bezig bent met een bepaalde uiting komt het vaak voor dat er een ontelbaar aantal correctierondes zijn. Vaak omdat veel belangrijke details niet duidelijk waren aan het begin van het project. Of omdat de spelregels gedurende het spel worden aangepast. Is dat de schuld van de opdrachtgever of juist van de uitvoerder?

Alvorens je ook maar een letter op papier zet, moet het duidelijk zijn voor welke audience je een marketinguiting maakt, aan welke kernwaarden die moet voldoen en wat de doelstellingen zijn die je wilt bereiken. Maak daarom een duidelijke briefing. Zodat je de juiste output krijgt. Want anders is “Garbage-in” vervolgens “Garbage-out”.

Belangrijke onderdelen van een dergelijke briefing zijn:

1. Wie is de audience? Bestaande klanten, nieuwe klanten, prospects? Trade partners of eind-gebruikers?
2. Wat verbind hen? Wat houdt hen ’s nachts wakker?
3. Wat is het DNA van de onderneming? Formeel/Informeel? U/Jij? Belangrijke cultuurelementen?
4. Wat wil je bereiken met de marketinguiting? Hou je doelstelling SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden)
5. Wat is het budget?
6. Met welk aanbod (product/dienst/bericht) gaan we de markt op?
7. Wat is de kernbehoefte van de doelgroep mbt het aanbod? Hoe kun je die behoefte vervullen?
8. Waarom juist bij jouw bedrijf? Waarom juist niet? Wat zijn de redenen om wel of niet tot actie over te gaan voor de klant?
9. Wat wil je zeggen (beperk je hierbij tot 1 onderwerp)? Wat heb je te bieden? What’s in it for the customer?
10. Hoe ziet de planning eruit? Wat zijn de deadlines? Wanneer gaat de uiting van start? Tot?
11. Welk Imago wil je bewerkstelligen?
12. Wat wordt de wijze van communiceren? Vorm van  de mailing  die we  inzetten (Medium/Online/Offline) Uitstraling. Gebruik kleuren, imago van de uiting, supercreatief of binnen bepaalde huisstijllijnen.
13. Wie doet wat? Wie is projectleider? Welke rol heeft het management? Wie is beslissingsbevoegd? Wie schrijft de teksten? Welk bureau betrekken we? Hoe vrij is de rol van het bureau? Binnen de projectgroep moet er goed worden samengewerkt en gecommuniceerd.

Door tijdgebrek wordt een briefing vaak overgeslagen. Want we zijn allemaal druk, druk, druk. Terwijl een juiste briefing voor een duidelijke start zorgt van de werkzaamheden. Alle betrokken, zoals afdelingen/bureaus weten zo waar ze aan toe zijn. Daardoor win je juist tijd in het verloop van het traject. Staat de briefing eenmaal vast, wijzig dan inhoudelijk het liefst niets meer. Vraag ook om een debriefing van diegene de je opdracht gaat uitvoeren. Dan weet je of je beiden dezelfde taal spreekt en voorkom je misverstanden. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en zijn er veel minder correctierondes, wat weer leidt tot veel minder irritaties en, niet onbelangrijk, minder kosten!

Als hulpmiddel kun je het volgende briefing formulier gebruiken, die je hier kunt downloaden. Ik wens je er veel succes mee!

Het onderstaande filmpje geeft nogmaals het belang aan van een duidelijke briefing:

Tot slot ben ik benieuwd; zie jij ook het belang in van een goede briefing?